Plantilla Excel gratis para multas y fondo del equipo

Una lista de multas no es lo mismo que el dinero disponible para la próxima cena del equipo. Puede haber importes pendientes, pagos parciales y gastos que no aparecen en la lista. Esta plantilla Excel ayuda al capitán o a la persona responsable del fondo a mantener separados esos datos. Está pensada para acuerdos internos de equipos deportivos; no es un sistema de sanciones federativas ni una contabilidad completa de un club.

Descarga y primeros pasos

Descargar la plantilla Excel gratuita (.xlsx). No hace falta registrarse ni instalar ClubFines. El archivo está en español y no contiene macros.

1. Guarda una copia con el nombre del equipo y la temporada.
2. Comprueba los ejemplos: 18 en multas, 11 pagados, 7 pendientes y 91 de saldo de caja.
3. Sustituye las tres filas de ejemplo en Multas y Caja y los nombres de Jugadores. Borra los datos introducidos, pero conserva las fórmulas.

Usa una sola moneda por archivo. Los números de ejemplo pueden representar euros; la plantilla no convierte divisas. Si vuestra caja tiene un saldo inicial, introdúcelo en Caja como una entrada claramente identificada. No registres las multas todavía pendientes como dinero recibido.

Qué contiene cada hoja

Multas y Caja tienen 500 filas preparadas cada una. Jugadores tiene espacio para 50 nombres. Si superáis esos límites, ampliad las fórmulas, los rangos y los filtros antes de usar más filas. Añadir una línea visualmente no garantiza que esté incluida en todas las sumas.

Registrar una multa y un pago parcial

Cada incidente ocupa una fila en Multas. Usa un motivo descriptivo y breve: «turno de material no realizado» resulta más claro que una valoración personal. En Importe figura la multa completa. En Pagado introduces el total recibido para esa multa, no solo el último pago.

Por ejemplo, una multa de 5 con un pago de 2 deja 3 pendientes. Si después recibes otros 3, Pagado debe pasar a 5. La columna Pendiente calcula la diferencia y nunca muestra un valor negativo. No escribas manualmente sobre esa fórmula. Puedes usar Nota para recordar que hubo dos pagos o que se corrigió una entrada.

Un pago excesivo necesita revisión: si el importe es 5 y escribes 7 como pagado, Pendiente será cero. Los 2 adicionales no se asignan automáticamente a otra multa ni se convierten en un crédito. Comprueba el movimiento y acuerda cómo resolverlo antes de dar por cerrada la revisión.

Mantener los nombres coherentes

La hoja Jugadores agrupa las multas mediante el nombre. Escribe «Alex» de la misma forma en ambas hojas. Si hay dos personas con el mismo nombre, añadid una inicial u otra identificación sencilla y mantenedla en todas las entradas.

Las sumas usan SUMIF, una función documentada por Microsoft. Las fórmulas ya están preparadas: no necesitas escribirlas para utilizar las filas disponibles. Antes de cambiar el nombre de un jugador, revisa tanto Jugadores como Multas; de lo contrario, podrías dejar entradas fuera de su resumen.

Dinero pendiente y saldo de caja

En los ejemplos, Alex tiene multas de 5 y 3 y ha pagado 1. Sam tiene una multa de 10 completamente pagada. En total son 18 de multas, 11 cobrados y 7 pendientes. Ese saldo pendiente es una cantidad por cobrar, no dinero que podáis gastar.

La hoja Caja empieza con 100, recibe 11 de multas y registra una salida de 20 para una cena. El resultado es 91. No es 98: los 7 pendientes siguen sin entrar. Esta diferencia ayuda a planear gastos sin contar con promesas de pago.

Las entradas de Caja se introducen por separado. La plantilla no copia automáticamente los pagos de Multas porque una transferencia puede cubrir varios conceptos. En la revisión semanal, confirma que todo dinero realmente recibido aparece una sola vez en Caja. Evita duplicar un ingreso por registrarlo tanto como transferencia conjunta como en sus partes.

Una revisión semanal sencilla

Designad a una persona responsable y una sustituta. Usad un único archivo actual y acordad dónde se guarda. Si alguien envía una copia por un chat, dejad claro que esa copia no es el registro principal.

• Comprueba que cada multa corresponde a una regla acordada.
• Revisa el dinero recibido antes de actualizar Pagado.
• Registra entradas y salidas reales en Caja.
• Compara el saldo con el dinero disponible.
• Guarda una copia antes de cambios importantes o del cierre de temporada.

Limita la edición y el acceso a quienes lo necesitan. Los nombres y los importes pendientes no deberían estar en un enlace público. Comparte un resumen adecuado al equipo en lugar de publicar datos personales innecesarios.

Cuándo pasar de Excel a una app

Excel puede ser suficiente si una persona mantiene el registro y el equipo acepta ese proceso. Cuando varios administradores deben consultar y actualizar datos, una vista compartida puede reducir las copias y las preguntas sobre cuál es la versión actual.

ClubFines conecta jugadores, catálogo propio, multas y estado de pago en una app para iPhone disponible en español. El pago se realiza fuera de la app. Puedes empezar gratis con un club y hasta cinco jugadores; Pro incluye jugadores ilimitados, varios clubes y exportación PDF y CSV. Esta plantilla se utiliza por separado y no se importa automáticamente en la app.

Preguntas frecuentes

¿Es realmente gratuita? Sí. Puedes descargar el XLSX sin cuenta y sin comprar la app.

¿La caja se actualiza sola con cada pago? No. Registra los movimientos reales por separado y compruébalos con las multas cobradas.

¿Puedo cambiar los importes de las multas? Sí. Acordad primero las reglas y usa la lista de multas de fútbol con PDF como punto de partida.

¿Necesitan cuenta los jugadores? Para esta plantilla no. En ClubFines, los perfiles de jugadores tampoco necesitan cuentas individuales.