Die kostenlose Vorlage trennt Strafen, eingegangene Zahlungen und tatsächlichen Kassenbestand. Vier Tabellenblätter enthalten Anleitung, 500 vorbereitete Buchungszeilen und eine Übersicht für bis zu 50 Spieler.
Eine gute Excel-Vorlage für die Mannschaftskasse beantwortet drei unterschiedliche Fragen: Welche Strafen wurden erfasst? Was haben Spieler bereits bezahlt? Wie viel Geld liegt tatsächlich in der Kasse? Wer diese Zahlen in einer einzigen Summe vermischt, plant schnell mit Geld, das noch gar nicht eingegangen ist. Unsere Vorlage trennt die Bereiche und zeigt an kleinen Beispielen, wie sie zusammenhängen.
Die kostenlose Vorlage herunterladen
ClubFines Excel-Vorlage herunterladen (.xlsx)
Die Datei enthält keine Makros und benötigt kein Konto bei ClubFines. Speichere zuerst eine eigene Arbeitskopie, beispielsweise unter dem Namen deiner Mannschaft und der Saison. Die mitgelieferten Namen, Beträge und Datumsangaben sind Beispieldaten. Ersetze sie vollständig, bevor du mit echten Einträgen beginnst. Bewahre eine unveränderte Kopie der Vorlage auf, damit du Formeln bei Bedarf vergleichen kannst.
Die Vorlage ist ein eigenständiges Website-Angebot. Sie verspricht keinen Excel-Import in die ClubFines-App. Du kannst sie unabhängig verwenden oder später entscheiden, ob eine gemeinsame App-Übersicht besser zu eurem Ablauf passt. Alle Beträge verwenden dieselbe von euch gewählte Währung; die Datei rechnet keine Wechselkurse um. Vermischt deshalb keine Euro- und Fremdwährungsbeträge in derselben Arbeitsmappe.
Was die vier Tabellenblätter enthalten
| Blatt | Aufgabe | Was du selbst einträgst |
|---|---|---|
| Anleitung | Grenzen, Startschritte und Beispielprüfung | Keine laufenden Buchungen |
| Strafen | Einzelne Teamstrafen mit offenem Restbetrag | Datum, Spieler, Grund, Betrag, bezahlt, Notiz |
| Spieler | Zusammenfassung pro eingetragenem Namen | Bis zu 50 eindeutige Spielernamen |
| Kasse | Tatsächlich erhaltenes und ausgegebenes Geld | Datum, Beschreibung, Einnahmen, Ausgaben |
In „Strafen“ und „Kasse“ sind jeweils 500 Buchungszeilen vorbereitet. Für größere Listen müssen Formeln, Summenbereiche und Filter erweitert werden. Die Spielerübersicht umfasst 50 Zeilen. Diese Grenzen sind bewusst sichtbar: Eine Tabelle soll keine scheinbar vollständigen Summen anzeigen, obwohl neu angehängte Zeilen nicht mehr in der Auswertung stehen.
Eine Strafe und ihre Zahlung eintragen
Jede Strafe erhält eine eigene Zeile. Trage einen eindeutigen Spielernamen, ein Datum und einen kurzen Grund ein. In „Betrag“ steht die gesamte Strafe. In „Bezahlt“ steht die Summe aller bisher bestätigten Zahlungen für genau diesen Eintrag. Die Spalte „Offen“ berechnet die Differenz und zeigt mindestens null. Die Formel sollst du nicht durch eine handgeschriebene Zahl ersetzen.
Ein Beispiel: Alex erhält eine Strafe über 5 Euro und hat noch nichts bezahlt. Die offene Summe beträgt 5 Euro. Später überweist Alex 2 Euro. Trage in „Bezahlt“ nun 2 ein; offen bleiben 3 Euro. Nach weiteren 3 Euro steht dort insgesamt 5, nicht 3. Die Spalte enthält den kumulierten Zahlungsbetrag, keinen Verlauf einzelner Überweisungen. Einzelheiten kannst du bei Bedarf in der Notiz dokumentieren.
Überzahlungen werden nicht automatisch als Guthaben weitergegeben. Wenn bei einer Strafe von 5 Euro versehentlich 7 Euro als bezahlt stehen, zeigt „Offen“ null. Prüfe die zusätzlichen 2 Euro gesondert und vereinbare Rückzahlung oder Zuordnung. Die Begrenzung auf null verhindert negative Forderungen, ersetzt aber keine inhaltliche Kontrolle der Buchung. Gerade beim Zusammenfassen mehrerer Zahlungen lohnt sich dieser kurze Blick.
Spielerübersicht ohne Namenschaos
Trage im Blatt „Spieler“ dieselbe Schreibweise wie im Blatt „Strafen“ ein. Die Zusammenfassung arbeitet mit Namen als Zuordnung. „Alex M.“ und „Alexander Müller“ sind deshalb unterschiedliche Einträge. Bei zwei Personen mit gleichem Namen ergänze eine eindeutige Kennzeichnung, die ihr konsequent verwendet. Ändere einen Namen in beiden Blättern, wenn du später eine andere Schreibweise einführst.
Die Auswertung nutzt bedingte Summen. Microsoft beschreibt die zugrunde liegende Funktion in der Dokumentation zu SUMIF. Sie addiert Werte, deren zugehöriger Eintrag ein bestimmtes Kriterium erfüllt. In unserer Datei ist dieses Kriterium der Spielername. Die fertige Arbeitsmappe enthält die Formeln bereits; du musst sie für den normalen Einsatz nicht selbst schreiben.
Kassenbestand und offene Beträge auseinanderhalten
Das Blatt „Kasse“ führt echte Geldbewegungen. Ein vorhandener Anfangsbestand wird als erste Einnahme eingetragen und entsprechend bezeichnet. Tatsächlich erhaltene Strafenzahlungen kommen als weitere Einnahmen hinzu. Ein Teamabend oder Materialkauf ist eine Ausgabe. Die laufende Bestandsspalte summiert alle bisherigen Einnahmen abzüglich aller bisherigen Ausgaben. Offene Strafen gehören nicht in die Einnahmenspalte.
Die Vorlage überträgt Zahlungen bewusst nicht automatisch aus dem Strafblatt in die Kasse. Du führst hier den Geldbestand, auch wenn mehrere Zahlungen gemeinsam eingehen oder andere Einnahmen hinzukommen. Prüfe beim wöchentlichen Abgleich, dass bestätigte Strafenzahlungen auch im Kassenbuch berücksichtigt wurden. Erfasse denselben Eingang dort nur einmal. Der getrennte Blick verhindert, dass eine Forderung mit verfügbarem Geld verwechselt wird.
Die Beispielrechnung zur Kontrolle
In der gelieferten Datei hat Alex Strafen über 5 und 3 Euro. Auf den zweiten Eintrag ist 1 Euro bezahlt. Sam hat 10 Euro Strafe vollständig beglichen. Damit ergeben sich insgesamt 18 Euro Strafen, 11 Euro bezahlt und 7 Euro offen. Alex hat 7 Euro offen, Sam null. Diese Werte eignen sich als schneller Funktionstest nach dem Öffnen.
Das Kassenbuch startet mit 100 Euro. Dazu kommen die 11 Euro tatsächlich erhaltenen Strafenzahlungen, anschließend werden 20 Euro für einen Teamabend ausgegeben. Der Kassenbestand beträgt 91 Euro. Er beträgt nicht 98 Euro: Die zusätzlichen 7 Euro sind noch offene Forderungen. Entferne nach der Prüfung die Beispieleingaben, lasse aber die vorbereiteten Formelspalten bestehen.
Ein einfacher Ablauf für jede Woche
Benutzt eine verbindliche Arbeitsdatei und benennt eine verantwortliche Person sowie eine Vertretung. Einmal pro Woche werden neue Strafen geprüft, Zahlungen abgeglichen und der echte Geldbestand kontrolliert. Gebt Bearbeitungsrechte nur an diejenigen, die diese Aufgaben übernehmen. Eine Tabelle mit Spielernamen und offenen Beträgen sollte nicht über einen frei zugänglichen öffentlichen Link verteilt werden.
Vor größeren Änderungen speichert ihr eine datierte Sicherung. Beim Saisonwechsel wird die alte Arbeitsmappe abgeschlossen und eine neue Kopie vorbereitet. Unsere Checkliste für Saisonabschluss und Übergabe beschreibt den Ablauf. Wenn mehrere Administratoren dauerhaft zusammenarbeiten oder regelmäßige Exporte benötigen, vergleicht die Tabelle mit einer App für Teamstrafen. Entscheidend ist ein System, das ihr zuverlässig pflegt.
Vom Download zur gemeinsamen Verwaltung
Die Mannschaftskasse-App hilft beim Erfassen von Teamstrafen und offenen Beträgen. Einen Fußball-Strafenkatalog als PDF findet ihr zum Besprechen eurer Regeln. Der Strafenkatalog-Generator erstellt daraus eure eigene Liste.
