Gratis boetepot Excel-template: boetes en betalingen bijhouden

Een boetepot begint vaak met een paar afspraken in de kleedkamer. Daarna komen er vragen: wie heeft nog niet betaald, telt een deelbetaling al mee en hoeveel geld is er voor de teamavond? Met een vaste Excel-lijst houd je die vragen uit elkaar. Dit gratis template is bedoeld voor interne afspraken binnen een sportteam. Het is geen volledige verenigingsboekhouding en geen overzicht van officiële bondsboetes.

Downloaden en beginnen

Download het gratis boetepot Excel-template (.xlsx). Je hebt geen account nodig. Het bestand is Nederlandstalig en bevat geen macro’s.

1. Sla een eigen kopie op met teamnaam en seizoen.
2. Controleer de voorbeeldtotalen: 18 aan boetes, 11 betaald, 7 openstaand en een kassaldo van 91.
3. Vervang de voorbeeldregels in Boetes en Kasboek en de namen in Spelers. Laat de formules staan.

Gebruik één valuta per bestand. De voorbeelden kunnen eurobedragen voorstellen, maar het template rekent geen wisselkoersen om. Een bestaand beginsaldo zet je als eerste ontvangst in het Kasboek, met een duidelijke omschrijving. Openstaande boetes zijn nog geen ontvangst.

Wat zit er in de vier werkbladen?

Boetes en Kasboek hebben elk 500 voorbereide regels. Het spelersoverzicht heeft ruimte voor 50 spelers. Heb je meer nodig, breid dan de formules, bereiken en filters uit voordat je verder boekt. Een extra rij is anders mogelijk wel zichtbaar, maar niet meegenomen in alle totalen.

Een boete en deelbetaling invoeren

Zet elke teamboete op een eigen regel. Gebruik een korte, feitelijke reden die verwijst naar jullie afspraken. «Afgesproken wasbeurt vergeten» is duidelijker dan een oordeel over iemands houding. Controleer eerst of er een afgesproken uitzondering geldt.

Bij Bedrag staat de volledige boete. Bij Betaald staat het totaal dat je voor die boete werkelijk hebt ontvangen. Voor een boete van 5 met een deelbetaling van 2 blijft 3 openstaan. Na een volgende betaling van 3 verander je Betaald naar 5. Je vult daar dus niet alleen de laatste betaling in.

Openstaand bevat een formule en wordt nooit negatief. Bij een boete van 5 en een betaling van 7 staat er nul open. De extra 2 worden niet automatisch doorgeschoven naar een andere boete. Controleer zo’n overbetaling apart en spreek af of je het geld teruggeeft of aan een andere post koppelt. Noteer een toelichting wanneer dat later verwarring kan voorkomen.

Namen consistent gebruiken

De spelerssamenvatting zoekt boetes op naam. Gebruik in Boetes en Spelers precies dezelfde naam. Bij twee spelers die Alex heten, kan een vaste achternaam of initialen onderscheid maken. Verander je een naam later, pas hem dan op beide werkbladen aan.

De formules gebruiken SUMIF om bijpassende bedragen op te tellen. De functie is beschreven in de Microsoft-documentatie. In het downloadbestand staan de formules al klaar. Je hoeft ze voor de voorbereide regels niet zelf te schrijven.

Openstaande boetes zijn geen kassaldo

In het voorbeeld heeft Alex boetes van 5 en 3 en is daarvan 1 betaald. Sam heeft een boete van 10 volledig betaald. Het team heeft dus 18 aan boetes, 11 ontvangen en 7 openstaan. Alex moet nog 7 betalen; Sam heeft niets openstaan.

Het Kasboek begint met 100. Daarna komen de 11 ontvangen boetes erbij en gaat er 20 uit voor een teamavond. Het kassaldo is 91. Het is geen 98, omdat de openstaande 7 nog niet zijn ontvangen. Dat onderscheid voorkomt dat je een uitgave plant met geld dat nog niet beschikbaar is.

Ontvangsten in het Kasboek vul je afzonderlijk in. Ze worden niet automatisch uit Boetes gekopieerd. Een betaling kan immers meerdere boetes of andere bijdragen bevatten. Controleer tijdens de wekelijkse afstemming dat elk echt ontvangen bedrag precies één keer in het Kasboek staat.

Een werkbare routine voor de beheerder

Wijs een beheerder en een vervanger aan. Bewaar één actuele werkmap op een afgesproken plek. Losse kopieën in de groepsapp zijn handig om te bekijken, maar mogen geen tweede administratie worden.

• Controleer nieuwe boetes aan de hand van de afgesproken boetelijst.
• Werk Betaald pas bij nadat het geld is ontvangen.
• Boek echte ontvangsten en uitgaven in het Kasboek.
• Vergelijk het kassaldo met het beschikbare geld.
• Archiveer een kopie bij de seizoensafsluiting en overdracht.

Geef alleen bewerkingsrechten aan mensen die de administratie uitvoeren. Een bestand met namen en openstaande bedragen hoort niet op een openbare downloadlink. Bespreek met het team welk overzicht leden mogen zien en hoe fouten kunnen worden gecorrigeerd.

Wanneer is een app handiger?

Excel past bij een team waar één persoon het bestand zorgvuldig bijhoudt. Wanneer aanvoerder en beheerder samen werken, kan een gedeeld overzicht overzichtelijker zijn dan meerdere versies. Kies op basis van jullie dagelijkse werkwijze, niet alleen omdat een app nieuwer voelt.

ClubFines biedt een eigen boetelijst, spelers, teamboetes en betaalstatus op iPhone. De app is beschikbaar in het Engels, Duits, Frans, Italiaans en Spaans; deze website en het template zijn Nederlands. Je kunt gratis starten met één club en maximaal vijf spelers. Pro biedt onbeperkt spelers, meerdere clubs en PDF- en CSV-export.

Betalingen regel je buiten de app. Er is geen ingebouwde Tikkie- of iDEAL-functie en geen automatische import van dit Excel-template. Voor andere inkomsten en uitgaven houd je een apart kasboek bij.

Veelgestelde vragen

Kost het template geld? Nee. Download het XLSX-bestand zonder account of app-abonnement.

Wordt het Kasboek automatisch bijgewerkt? Nee. Je registreert echte geldbewegingen apart en vergelijkt ze met ontvangen betalingen.

Hoe maken we een boetelijst? Begin met de voetbalboetelijst en gratis PDF. Bespreek bedragen en uitzonderingen voordat jullie starten.

Kan ik deelbetalingen bijhouden? Ja. Vul bij Betaald het totale ontvangen bedrag voor die boete in. Openstaand berekent het resterende bedrag.